Gestion des maintenances électriques

Comment gérer les maintenances des appareils électriques de mes clients ?

  • Vous gérez la préparation de vos maintenances sur des bons d’interventions papier ?
  • Vous classez ces bons par mois d’activité afin de ne pas oublier une maintenance ?
  • Vous dispatchez les bons aux techniciens en début de semaine ?
  • Vous attendez la fin de semaine pour récupérer les interventions terminées ?
  •  Votre gestionnaire administratif crée les bons d’interventions à fournir au client à partir d’un modèle Word ?

e-ASY GMAO est LA solution à vos problèmes:

  • Vos administratifs préparent les maintenances à venir en sélectionnant les équipements à contrôler et en affectant le(s) technicien(s) au chantier.
  • 1 jour avant les travaux, le technicien reçoit une notification sur son smartphone pour l’alerter sur son programme à venir.
  • Une fois sur place, le technicien prend des notes directement sur son smartphone à l’aide du clavier virtuel ou de la saisie vocale.
  • Pour agrémenter le dossier, si nécessaire, il prend des photos des équipements et note les opérations effectuées, à prévoir et d’éventuelles remarques.
  • Une fois le travail terminé, le technicien indique la fin du chantier,
  • Immédiatement, le service administratif est informé, par notification et par email, que le bon d’intervention peut être généré. – Un clic suffit pour éditer un document Word unifié, aux couleurs de la société, prêt à être envoyé au client avec la facture.

Retour d'expérience

Comment cette société a amélioré sa gestion de maintenances et accéléré son processus administratif ?

CSME LOGO.JPG

CSME est une société de services, spécialisée dans le domaine des maintenances multimarques des installations électriques HTA et BT sur site. Elle bénéficie d’une solide expérience et d’un réseau d’experts dans le métier de la maintenance des équipements Haute Tension et Basse Tension.

Une entreprise déjà bien organisée grâce à des fichiers Excel, et des rapports d’interventions Word comportant une charte unique et des listes programmées.  

Cependant, ces outils ne permettent pas la remontée d’informations terrain en temps réel. Le service administratif attend le retour du technicien pour réaliser le compte rendu et la facturation. De plus, la liaison entre la prise de photos et le bon d’intervention est réalisée manuellement, ce qui engendre des erreurs. 

Fonctions e-ASY nécessaires au projet

PROGRAMMATION DE MAINTENANCE

Le service administratif programme les  interventions à venir via l’application de bureau e-ASY.
Une fois sur le terrain:
  • le technicien sélectionne la maintenance à l’aide de son smartphone ou de sa tablette Android ou IOS.
  • Il consulte toutes les informations dont il a besoin (informations sur les équipements, photos initiales, travaux à effectuer).

saisie en direct

  • Le technicien saisit son rapport en direct,  quelle que soit la couverture réseau, à l’aide de sa tablette ou son smartphone. Il utilise pour cela le clavier virtuel ou la fonction de saisie vocale.
  • En complément, il prend des photos d’éventuelles anomalies et / ou des équipements en général pour vérifier le vieillissement des appareils.

REMONTÉE D’INFORMATION EN TEMPS RÉEL ET NOTIFICATIONS

  • Lorsque le chantier est terminé, le technicien et le client signent sur le smartphone ou la tablette, le chantier est alors considéré comme terminé.
  • Le service administratif reçoit une notification pour informer que le chantier est terminé.

RAPPORT D’INTERVENTION AUTOMATIQUE

  • Le service administratif génère le rapport d’intervention directement depuis l’application bureautique e-ASY, génère la facture dans son outil de gestion et envoie le tout au client.

Analyse des données

  • Le rapport de maintenances programmées sur une période permet d’avoir un oeil sur le taux de remplissage du carnet de commandes.
  • Le résultat fournit un indicateur important au dirigeant qui prend la décision ou non de renforcer la prospection commerciale.

Bénéfices suite à la mise en place de la solution e-ASY GMAO

Gain de temps

  • Suppression des doubles saisies : le service administratif ne resaisit pas le bon d’intervention papier du technicien vers sont traitement de texte.
  • Suivi en temps réel : le service administratif est notifié instantanément lorsqu’un chantier est terminé ce qui lui permet de traiter l’affaire en temps réel.
  • Les avantages de la technologie : le bon d’intervention est généré automatiquement à l’aide d’un simple clic. Le processus de saisie pour les techniciens est simple, il utilise un matériel connu à titre personnel dans 90% des cas. La gestion des photos prises sur le terrain est simplifiée puisque celles-ci sont directement remontées dans l’application et intégrées au rapport d’intervention.
  • Améliorer le processus métier et l’échange d’information entre les services est la vocation d’e-ASY. Passez au lean management !

Mobilité

  • Accès à l’information : Les données de vos applications sont disponibles partout et tout le temps. La solution cloud e-ASY dédiée aux ordinateurs est accessible à l’aide d’un navigateur web. Accessible partout, votre logiciel nécessite une connexion internet et fonctionne sur tout type de système d’exploitation Windows, Mac, Linux.
  • Mobilité terrain : Les applications Android et IOS e-ASY sont à disposition de vos collaborateurs qui oeuvrent sur le terrain. Sous couverture réseau ou en zone blanche, les techniciens travaillent sur e-ASY à l’aide de leur smartphone ou tablette.

SÉCURITÉ DES PROCESSUS

  • Conformité de l’information terrain : à l’aide du digital, plus de perte de papier, les saisies s’effectuent directement depuis la tablette par le technicien. Le service administratif n’a plus de problème de lisibilité des informations saisies sur les bons d’interventions papiers.
  • Vos données, notre priorité : Les données de votre application e-ASY sont stockées dans une base de données qui vous est dédiée. De plus nous garantissons l’intégrité et la sécurité de vos données fort de nos 15 ans d’expérience en développement de solutions sur mesure.
  • Traçabilité : Toutes les saisies effectuées sur e-ASY sont enregistrées,  nominatives et horodatées. Cela permet de sortir un état des différents acteurs qui ont participé à la validation d’une tache.